Projektstyring
Et projekt er en omfattende opgave, som kræver grundig forberedelse og deltagelse af mange personer. Projekter kræver derfor styring og kontrol af processerne.
NProjektlederen har brug for forskellige værktøjer til at styre og kontrollere IT-forandringsprocesser.
To værktøjer til styring og kontrol af projekter:
Milepæle
Gantt-kort
Den amerikanske virksomhedskonsulent Henry L. Gantt har udviklet et simpelt grafisk system til planlægning og kontrol af arbejdsopgaver i produktionen. Men Gantt-kortet er også velegnet til projektstyring, da det giver overblik over:
Projektets samlede tidsmæssige forløb
Forholdet mellem projektets aktiviteter
Rækkefølgen af projektets aktiviteter
De enkelte aktiviteters tidsforbrug
I eksemplet ovenover afsluttes en aktivitet, inden en ny aktivitet igangsættes.
I et IT-forandringsprojekt overlapper aktiviteterne dog ofte hinanden.
Selv om Gantt-kortet er et godt værktøj, er der også ulemper ved Gantt-kortet
Fordele
-
Et simpelt værktøj, der er let at bruge
-
Et visuelt overblik over projektets aktiviteter og dets tidsforbrug
Ulemper
-
Et simpelt værktøj, der er let at bruge
-
Et visuelt overblik over projektets aktiviteter og dets tidsforbrug
-
Det er svært at se konsekvenserne af en evt. overskridelse af tidsforbruget og økonomien
Milepæle er:
Kontrolpunkter til opfølgning af, om projektet er på rette kurs
Delmål for projektet
Styregruppen har fastsat de overordnede mål og rammer for projektet, herunder en deadline for afslutning af projektet.
For at kontrollere processerne i projektet er det nødvendigt for projektlederen at opstille milepæle. Milepæle placeres typisk i forbindelse med:
-
Beslutninger
-
Koordinering, hvor arbejdet i forskellige projektgrupper samles
-
Godkendelser
-
Ansvarsoverdragelse fx fra en projektgruppe til en anden
-
Færdiggørelse af aktiviteter
En milepæl beskriver, hvad den enkelte projektdeltager eller projektgruppen skal nå.
Den tidsmæssige afstand mellem milepælene bør ikke være for lang, så projektet kan kontrolleres løbende.
Det kan nemlig have store konsekvenser for det videre forløb, hvis aktiviteterne ikke opfylder delmålene ved milepælene.
Det kan koste virksomheden mange penge og meget tid.
Det kan betyde spildte ressourcer, hvis ikke projektet kontrolleres og styres stramt.
Projektorganisation
En projektorganisation er en midlertidig arbejdsgruppe til løsning af en ad-hoc-opgave, altså en engangsopgave, som udføres ved en bestemt lejlighed eller med et bestemt formål.
En opgradering eller udskiftning af IT-udstyret er ikke en af virksomhedens fasteopgaver, men en ad-hoc-opgave.
Ledelsen nedsætter derfor en projektorganisation til at lede og styre processerne vedrørende IT-forandringen.
Projektorganisationen består typisk af udvalgte medarbejdere fra virksomhedens basisorganisation:
Styregruppe
Styregruppen har kompetencer og myndighed til at stoppe, udvide og begrænse projektet. Det er styregruppens opgave at:
-
Formulere problemstillingen
-
Fastlægge projektets overordnede mål og rammer
-
Tildele økonomiske og tidsmæssige ressourcer til projektet
Derfor består styregruppen sædvanligvis af ledere fra virksomhedens strategiske og taktiske niveau.
Projektleder
Projektlederen er bindeleddet mellem styregruppen og projektgrupperne. Projektlederen har ansvaret for at lede og styre processerne vedrørende IT-forandringen.
Projektlederen kan være en leder eller en medarbejder fra virksomhedens basisorganisation eller en ekstern konsulent. Valget af projektlederen afhænger af, om virksomheden har de nødvendige kompetencer inden for projektledelse i huset.
Der er både fordele og ulemper ved at bruge en ekstern konsulent:
Projektgruppen
Projektgruppen er projektorganisationens arbejdsgruppe.
Projektgruppernes opgaver varierer afhængig af:
-
Projektlederen
-
IT-forandringen
Projektgrupperne sammensættes som regel af medarbejdere, som har:
Viden om IT-udstyr
-
Forståelse for virksomhedens processer
-
Syn for, hvordan de fire delsystemer indbyrdes påvirker hinanden
-
I faget IT bliver du derfor klædt på til at kunne medvirke aktivt ved analyse og vurdering af virksomhedens behov for IT, så du kan deltage i virksomhedens IT-forandringsprocesser.
